TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL DO PARANÁ

INSTRUÇÃO NORMARIVA Nº 1/2014

(Revogada pela Portaria nº 231, de 14/3/2018)

Estabelece direitos, deveres e procedimentos pertinentes à utilização do serviço de correio eletrônico no âmbito da Justiça Eleitoral do Paraná.

O PRESIDENTE DO TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL DO PARANÁ, no uso das atribuições que lhe são conferidas pelo art. 22, inc. XXIV do Regimento Interno,

CONSIDERANDO o disposto no processo PAD 002597/2014 e a necessidade de estabelecer diretrizes e padrões para utilização do serviço de correio eletrônico, de forma a contribuir para o uso racional dos recursos, com segurança, e voltada às atividades do Tribunal Regional Eleitoral do Paraná,

RESOLVE

CAPÍTULO I

DAS DISPOSIÇÕES PRELIMINARES

Art. 1º Fica instituída a política de utilização do serviço de correio eletrônico (e-mail) institucional no âmbito do Tribunal Regional Eleitoral do Paraná – TRE/PR, regida por esta instrução normativa.

Parágrafo único. As regras estabelecidas nesta instrução normativa deverão ser obrigatoriamente observadas quando da utilização do serviço de correio eletrônico deste Tribunal, adotado como solução de comunicação única e oficial de e-mail.

CAPÍTULO II

DAS DEFINIÇÕES

Art. 2º Para os efeitos desta instrução normativa, aplicam-se as seguintes definições:

I – correio eletrônico corporativo ou e-mail corporativo: serviço de tecnologia da informação, disponibilizado pelo TRE/PR, que permite o envio e recebimento de mensagens eletrônicas;

II – servidor de e-mail: equipamento de informática responsável por manter em execução o programa que gerencia e controla o correio eletrônico;

III – intranet corporativa: sistema de informações interno, na forma de portal, e acessível na rede de computadores do TRE/PR e demais redes da Justiça Eleitoral;

IV – conta de e-mail corporativa: conta virtual composta por uma caixa postal eletrônica, associada a uma identificação do usuário com sufixo “@tre-pr.gov.br” ou “@tre-pr.jus.br”, chamada de endereço de e-mail, que é acessível através de uma senha pessoal criada para utilização do correio eletrônico;

V – quota de e-mail: tamanho máximo da caixa postal eletrônica associada a uma conta de e-mail corporativa, que compreende as mensagens e seus anexos;

VI – grupo de e-mail: endereço de e-mail que agrega um conjunto de endereços de e-mail cadastrados no TRE/PR. Os usuários pertencentes ao grupo de e-mail recebem uma cópia de todas as mensagens enviadas a este grupo;

VII – cliente de e-mail: programa de computador instalado nas máquinas dos usuários ou disponibilizado através da Intranet corporativa que possibilita ao usuário criar, gerenciar e ler suas mensagens de correio eletrônico;

VIII – webmail: aplicação Web que pode ser utilizada pelo usuário para ler e transmitir mensagens de correio eletrônico;

IX – backup: cópia de segurança de mensagens ou dados, para que possa ser recuperada no caso de perda da informação original;

X – spam: mensagem não solicitada e inconveniente enviada a um destinatário;

XI – confidencialidade: propriedade que limita o acesso à informação tão somente às entidades legítimas, ou seja, àquelas autorizadas pelo proprietário da informação;

XII – integridade: propriedade que garante que a informação manipulada mantenha todas as características originais estabelecidas pelo proprietário da informação, incluindo controle de mudanças e garantia do seu ciclo de vida (nascimento, manutenção e destruição);

XIII – disponibilidade: propriedade que garante que a informação esteja sempre disponível para o uso legítimo, ou seja, por aqueles usuários autorizados pelo proprietário da informação;

XIV – vírus de computador: programa de computador que pode causar dano aos sistemas informatizados, comprometendo de alguma forma a confidencialidade, integridade ou disponibilidade das informações e serviços do computador;

XV – filtro de e-mail: modo de gerência disponível no cliente de e-mail, destinado a filtrar as mensagens recebidas através de critérios definidos pelo usuário, visando organizar as mensagens ou removê-las, caso não desejadas.

CAPÍTULO III

DO CADASTRO NO SERVIÇO DE CORREIO ELETRÔNICO

Art. 3º Poderão utilizar o correio eletrônico corporativo os servidores ocupantes de cargo efetivo ou comissionado, ainda que sejam servidores de outros órgãos da Administração Pública, desde que em efetivo exercício na Justiça Eleitoral do Paraná.

§ 1º Os Juízes Membros deste Tribunal e os Juízes Eleitorais do Paraná poderão utilizar o correio eletrônico corporativo mediante solicitação dos respectivos gabinetes e cartórios eleitorais.

§ 2° No momento da criação da conta de e-mail, a escolha da identificação do usuário, que compõe o endereço de eletrônico, obedecerá a uma lista de opções padronizada, gerada automaticamente, baseada no nome completo do usuário, evitando, desta forma, duplicidades e escolhas pessoais que não estejam contidas na lista de opções do sistema.

§ 3º Os funcionários que prestam serviços terceirizados poderão utilizar o correio eletrônico corporativo, desde que solicitado pelo fiscal do contrato que rege o serviço por eles prestado.

§ 4º Os estagiários poderão utilizar o correio eletrônico corporativo mediante solicitação do respectivo supervisor de estágio.

§ 5º A identificação do usuário no endereço do e-mail não poderá ser alterada, exceto quando ocorrer alteração do nome do usuário. Nesse caso, será necessária a manifestação expressa do usuário quanto ao interesse na referida modificação.

CAPÍTULO IV

DA SEGURANÇA DO CORREIO ELETRÔNICO

Art. 4º No ato da criação da conta de e-mail o sistema deverá fornecer uma senha aleatória inicial, que deverá ser informada ao usuário para utilização do serviço de correio eletrônico.

Parágrafo único. Após o recebimento da senha inicial de e-mail, o usuário deverá trocá-la imediatamente, por meio da opção disponível na página da intranet corporativa do TRE-PR.

Art. 5º É de exclusiva responsabilidade do usuário o sigilo sobre sua senha de acesso ao correio eletrônico, cuja utilização é pessoal e intransferível.

Parágrafo único. O usuário será corresponsável no caso de uso indevido de sua conta de e-mail por pessoa a qual ele tenha fornecido a senha.

Art. 6º O envio de mensagens eletrônicas somente deverá ocorrer após a devida autenticação do usuário, solicitada pelo Servidor de e-mail.

CAPÍTULO V

DA UTILIZAÇÃO DOS RECURSOS

Art. 7º Os usuários poderão ler e gerenciar suas mensagens por meio do cliente de e-mail disponibilizado pelo TRE/PR.

Parágrafo único. O acesso ao serviço de correio eletrônico particular somente será permitido através de navegadores de internet e, no caso de eventuais incidentes de segurança ocasionados por esse tipo de acesso, a responsabilidade será do usuário.

Art. 8º A conta de e-mail possuirá uma quota.

§ 1º A quota será definida pelo Comitê Diretivo de Tecnologia da Informação – CDTI, considerando parecer da Secretaria de Tecnologia da Informação – STI, baseado na capacidade de armazenamento disponível no ambiente de Tecnologia da Informação – TI e nos eventuais investimentos necessários para ampliação dessa capacidade.

§ 2º A quota poderá ser aumentada excepcionalmente, no interesse do serviço e mediante solicitação do superior hierárquico do beneficiado, formalizada ao CDTI e devidamente justificada, desde que haja espaço de armazenamento disponível, a ser aferido pela STI.

§ 3º É de responsabilidade do usuário o gerenciamento de suas mensagens de e-mail, devendo comunicar eventuais problemas no serviço e evitar que sua quota de e-mail seja atingida.

§ 4º É de responsabilidade da STI prover meios que permitam ao usuário acompanhar a utilização da quota a ele disponibilizada.

§ 5º Restando a quota totalmente atingida, o usuário deixará de receber novas mensagens e, nesse caso, os eventuais prejuízos ao bom andamento dos serviços serão de responsabilidade do usuário.

§ 6º Será realizado o backup das mensagens armazenadas no servidor de e-mail. O tempo de retenção das cópias, bem como prazos para recuperação das informações será definido pelo CDTI, após análise com parecer da STI.

Art. 9º O tamanho de cada mensagem, enviada ou recebida, incluindo seus anexos, será definido pelo CDTI, após análise com parecer da STI.

Art. 10. Os usuários são corresponsáveis pela segurança das informações da Justiça Eleitoral, cabendo a eles excluir mensagens recebidas que suscitem dúvidas quanto à possibilidade de que seu conteúdo possa ameaçar a integridade das informações, seja através da contaminação por códigos maliciosos ou vírus de computador, seja por quaisquer outros meios, principalmente os com as seguintes características, dentre outras:

I – remetente desconhecido;

II – links desconhecidos no corpo da mensagem;

III – anexos com extensões passíveis de conter códigos maliciosos, conforme lista mantida e divulgada pela STI.

Art. 11. É vedado o uso do correio eletrônico corporativo para constranger, assediar, ofender, caluniar, ameaçar ou causar prejuízos a qualquer pessoa física ou jurídica, bem como para veicular opinião político-partidária.

Art. 12. É vedado o envio, o armazenamento e o encaminhamento de mensagens por meio do correio eletrônico com conteúdo não relacionado às atividades da Justiça Eleitoral, principalmente contendo:

I – material obsceno, ilegal, antiético, pornográfico ou pedofílico;

II – listas de endereços eletrônicos dos usuários do TRE/PR;

III – vírus ou qualquer outro tipo de programa danoso;

IV – material protegido por leis de propriedade intelectual;

V – material preconceituoso ou discriminatório;

VI – assuntos ofensivos;

VII – mensagens não solicitadas para múltiplos destinatários distribuindo propaganda, entretenimentos, correntes e outros;

VIII – músicas, vídeos ou animações que não sejam de interesse específico do trabalho;

IX – programas de computador que não sejam destinados ao desempenho de suas funções ou que possam ser considerados nocivos ao ambiente de rede da instituição;

X – divulgação de informações confidenciais a destinatários não autorizados.

Art. 13. É vedado o uso do correio eletrônico corporativo para forjar ou tentar forjar mensagens de e-mail, ou disfarçar ou tentar disfarçar sua identidade quando enviando uma mensagem.

Art. 14. O envio de mensagens a múltiplos destinatários ou unidades do TRE-PR deve restringir-se a assuntos relacionados às atividades do Tribunal.

Art. 15. O correio eletrônico deverá registrar os envios e recebimentos de mensagens, de modo a identificar minimamente os remetentes e destinatários (endereços de e-mail e IP).

§ 1º Por se tratar de ferramenta de trabalho fornecida pelo TRE/PR, para uso em serviço, o correio eletrônico poderá ser auditado, inclusive quanto ao conteúdo das mensagens e anexos, em cumprimento a ordem judicial ou em caso de Sindicância ou Processo Administrativo Disciplinar, mediante fundamentada solicitação do Presidente de respectivas comissões ao Presidente do TRE/PR, observadas as devidas garantias constitucionais.

§ 2º A auditoria no conteúdo das mensagens restringe-se a:

I – mensagens armazenadas nas caixas postais corporativas no momento da auditoria;

II – mensagens armazenadas em backups.

CAPÍTULO VI

DA GESTÃO DO CORREIO ELETRÔNICO

Art. 16. Compete à STI a gestão do correio eletrônico corporativo.

§ 1° A STI é responsável pelas seguintes atribuições:

I – promover a implantação e a utilização do correio eletrônico de acordo com o art. 1°;

II – estabelecer um modelo de gestão que contemple a coordenação, o planejamento, a manutenção, a administração, a divulgação, o controle e o monitoramento do uso do correio eletrônico;

III – garantir a disponibilidade do correio eletrônico em níveis de serviço adequados à necessidade do trabalho;

IV – garantir a recuperação do correio eletrônico em caso de danos ao ambiente;

V – criar contas de e-mail, caixas postais, grupos de e-mail de unidades, grupos de e-mail vinculados a projetos, campanhas ou serviços específicos relevantes para o TRE/PR, conforme dispõe esta instrução normativa, desde que os responsáveis pelo uso dessas contas sejam identificados no cadastramento;

VI – estabelecer rotinas e procedimentos de manutenção de contas de e-mail e adotar medidas necessárias para reprimir a sua utilização indevida;

VII – desenvolver ações que garantam a operacionalização desta norma;

VIII – divulgar esta norma aos usuários.

§ 2° O TRE/PR deverá viabilizar os recursos necessários para manutenção e evolução da solução de correio eletrônico.

Art. 17. Compete ao usuário:

I – gerenciar sua caixa postal, organizando as mensagens e os arquivos anexos;

II – utilizar o correio eletrônico para os objetivos e funções próprios e inerentes às suas atribuições no âmbito Institucional, de acordo com o estabelecido no art. 1º;

III – efetuar cópia periódica das mensagens da caixa postal, do servidor de e-mail para sua estação de trabalho;

IV – eliminar periodicamente as mensagens que julgar não necessárias, visando à organização e a um bom desempenho das caixas postais;

V – identificar o remetente, de forma clara, nas comunicações eletrônicas, não sendo permitidas alterações ou manipulações da origem das postagens;

VI – a responsabilidade pelo conteúdo de mensagens enviadas ou encaminhadas através de sua caixa postal;

VII – manter sua caixa postal eletrônica dentro dos limites definidos pela quota de e-mail, visando garantir seu funcionamento contínuo;

VIII – ao enviar uma mensagem com informações confidenciais, informar ao destinatário a classificação da informação;

IX – Não abrir anexos de mensagens de origem duvidosa, como, por exemplo, spam.

CAPÍTULO VII

DAS MENSAGENS DE E-MAIL E SEUS ANEXOS

Art. 18. O envio ou recebimento de mensagens, por meio de correio eletrônico, fica limitado ao tamanho máximo definido pelo CDTI, considerando parecer da STI baseado na capacidade disponível no ambiente de TI, respeitando ainda, normas provenientes do Tribunal Superior Eleitoral – TSE.

§ 1º O conteúdo das mensagens não poderá incluir arquivos anexos com extensões que possibilitem ou facilitem a propagação de programas danosos, como vírus de computador.

§ 2º A STI manterá e divulgará uma lista com as extensões reconhecidamente transmissoras de códigos maliciosos, como vírus de§ 2º A STI manterá e divulgará uma lista com as extensões reconhecidamente transmissoras de códigos maliciosos, como vírus de computador.

Art. 19. As mensagens poderão ser submetidas previamente a um programa de filtro eletrônico, que poderá bloquear preventivamente mensagens suspeitas (classificadas como spam) ou que estejam em desacordo com os limites estabelecidos, gerando o envio de notificação para o remetente.

CAPÍTULO VIII

DOS GRUPOS DE E-MAIL

Art. 20. Poderá ser criado um nome de grupo de e-mail para cada Zona Eleitoral e unidade da Secretaria do Tribunal e comissão. Este e-mail agregará todos os usuários lotados na respectiva unidade.

§ 1º O usuário não poderá pertencer a mais de um grupo de e-mail de unidade do TRE/PR, excetuando os casos de participação em comissões especiais instituídas por este Tribunal ou por necessidade de serviço.

§ 2º. O grupo de e-mail de unidade do usuário será alterado somente quando a sua lotação for alterada.

§ 3º. Novos nomes de grupo de e-mail que não correspondam à estrutura do Tribunal poderão ser criados no interesse da administração, conforme análise da STI.

Art. 21. Fica vedado o envio de mensagens cujo usuário remetente não possa ser identificado, excetuando-se somente o envio de mensagens automáticas geradas por sistema disponibilizado pelo TRE/PR.

CAPÍTULO IX

DO REDIRECIONAMENTO DE E-MAILS

Art. 22. Na hipótese do usuário afastar-se temporariamente do serviço, como nos casos de férias ou licenças, será possível o encaminhamento de cópias de suas mensagens para um e-mail externo indicado pelo usuário.

Parágrafo único. O redirecionamento de e-mail deverá ser solicitado pelo usuário, mediante instrumento específico fornecido pela STI.

CAPÍTULO X

DO CANCELAMENTO DE CONTAS

Art. 23. As contas de email dos usuários elencados no caput do art. 3º deste instrumento normativo, assim que forem formalizados os seus desligamentos, ficarão ativas por no máximo trinta (30) dias após a saída do servidor, e excluídas após este período, podendo ainda, a pedido do servidor, ficarem com regra de resposta automática de mensagens recebidas, pelo mesmo período; a mesma temporalidade será observada para os emails armazenados no servidor da aplicação, devendo ser descartados após os 30 dias. (Redação dada pela IN nº 02/2014, de 19/9/2014).

§ 1º Os gabinetes dos Juízes Membros deste Tribunal e os cartórios eleitorais deverão informar à STI quando do desligamento dos respectivos juízes titulares, no prazo de 02 (dois) dias úteis, para fins de exclusão das contas de e-mail.

§ 2º Os fiscais de contrato deverão solicitar à STI a exclusão das contas de e-mail dos funcionários terceirizados, no prazo de 02 (dois) dias úteis, após o encerramento do respectivo contrato ou término das atividades por eles desempenhadas junto ao TRE/PR.

§ 3º Os supervisores de estágio deverão informar à STI quando do desligamento do estagiário, no prazo de 02 (dois) dias úteis, para fins de exclusão da conta de e-mail.

§ 4º O responsável por solicitar a exclusão da conta será corresponsável no caso de uso indevido da respectiva conta de e-mail, quando houver descumprimento dos prazos previstos nos parágrafos anteriores.

CAPÍTULO XI

DA APURAÇÃO DE RESPONSABILIDADES

Art. 24. O descumprimento dos critérios de segurança e das normas de conduta estipuladas neste instrumento normativo, especialmente o que trata o art. 12, poderá ensejar, conforme a gravidade da falta, a instauração de sindicância ou processo administrativo disciplinar, visando apuração da infração praticada pelo usuário.

Parágrafo único. Caberá à STI comunicar a Comissão de Segurança de Informação e a chefia imediata do usuário, a ocorrência de descumprimento das normas dispostas nesta instrução normativa, relatando o ocorrido para a adoção das medidas cabíveis.

CAPÍTULO XII

DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 25. O tempo de armazenamento dos registros no correio eletrônico, a que se refere o art. 15, deverá ser definido pelo CDTI, baseado em parecer da STI ou conforme estabelece a legislação vigente.

Art. 26. Aplicar-se-ão aos casos omissos as disposições das Resoluções TSE nº 22.780, de 24/04/2008, e nº 23.325, de 19/08/2010.

Art. 27. Esta instrução normativa entrará em vigor na data de sua publicação, revogando-se as disposições em contrário.

Curitiba, 25 de agosto de 2014.

Des. EDSON VIDAL PINTO

Presidente