ORDEM DE SERVIÇO-DG Nº 03/2015

TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL DO PARANÁ

Estabelece procedimentos relativos aos inventários de bens móveis, permanentes e de consumo.

DO INVENTÁRIO

Art. 1º Inventário é o procedimento administrativo de controle que visa verificar a correspondência entre a existência física de bens permanentes e de consumo e, os registros dos sistemas de controle patrimonial – ASI WEB e de controle contábil – Sistema Integrado de Administração Financeira do Governo Federal – SIAFI.

Art. 2º Todo servidor público poderá ser chamado à responsabilidade pelo desaparecimento de bem ou material que lhe for confiado para guarda e uso.

Art. 3º A comissão de inventário, no exercício das suas atribuições, não poderá sofrer qualquer restrição que impeça a realização dos seus trabalhos.

DOS TIPOS DE INVENTÁRIO

Art. 4º Os inventários realizados neste TRE poderão ser:

I – Anual: realizado para confirmar a existência física, quantitativa e qualitativa de bens permanentes ou de consumo;

II – Eventual: consiste no levantamento, a qualquer tempo, dos bens das unidades ou de grupos de itens em estoque, com o objetivo de apurar a sua situação em determinado momento, sendo realizado de acordo com a necessidade;

III – Inicial: realizado quando da criação de uma nova localidade ou de um novo almoxarifado, possibilitando o cadastro, a identificação e o controle dos bens que ficarão sob responsabilidade do servidor;

IV – Extinção: realizado em caso de extinção de uma localidade ou de um almoxarifado;

V – Transferência de responsabilidade: realizado quando há mudança de gestor de unidade, para transferência dos bens permanentes e de consumo.

DAS COMISSÕES DE INVENTÁRIO E SUAS COMPETÊNCIAS

Art. 5º As comissões de inventário poderão ser anual e eventual, para atuação na capital e/ou nos demais municípios.

Art. 6º As comissões de inventário anual serão designadas, pela Direção-Geral, até o dia 15 de novembro de cada ano, sendo compostas de, no mínimo, 6 (seis) membros: presidente, supervisor e inventariantes.

§ 1º A Coordenadoria de Material e Patrimônio solicitará a constituição das comissões de inventário anual, por meio de Processo Administrativo Digital, à Secretaria de Gestão de Pessoas, anualmente, até 15 de outubro.

§ 2º Será observado o limite de renovação de até 2/3 dos membros das comissões de inventário anual, devendo a presidência e a supervisão recair sobre membros remanescentes, de forma a manter a expertise dos trabalhos desenvolvidos.

Art. 7º Todo servidor poderá compor a Comissão de Inventário Anual de Bens Permanentes ou de Bens de Consumo, com exceção daqueles lotados na Coordenadoria de Material e Patrimônio, e seções subordinadas, e na Secretaria de Controle Interno.

§ 1º As Seções e Assistências da Coordenadoria de Material e Patrimônio orientarão os membros das comissões.

§ 2º A Secretaria de Gestão de Pessoas notificará os indicados para compor as comissões, de forma individualizada, antes da publicação das respectivas portarias.

§ 3º Poderá ser admitida, a critério da Direção-Geral, a substituição de membro das comissões, em razão de fato superveniente, por meio de solicitação devidamente justificada e documentada pelo presidente da comissão, sendo, no mesmo ato, indicado o novo membro.

§ 4º Em 5 (cinco) dias úteis contados da designação mencionada no caput deste artigo, a Secretaria de Gestão de Pessoas anexará cópia das portarias de designação ao Processo Administrativo Digital respectivo, e o devolverá à Coordenadoria de Material e Patrimônio, que encaminhará cópia desta Ordem de Serviço e do Manual de Procedimentos de Inventário aos membros das comissões.

Art. 8º Os servidores designados para compor as comissões de inventário ficarão à disposição da Direção-Geral, com prioridade sobre as demais atividades relacionadas às suas unidades de lotação, até liberação formal.

Parágrafo único. Os membros da comissão somente poderão usufruir férias com a ciência do presidente da Comissão e sem prejuízo ao cumprimento das atividades e prazos previstos neste normativo.

Art. 9º Caberá às comissões de inventário:

I - Comissão de Inventário Anual de Bens Permanentes da Capital: verificar a existência, localização e estado físico dos bens permanentes que compõem o patrimônio deste Tribunal e que se encontram nos edifícios situados em Curitiba;

II - Comissão de Inventário Anual de Bens Permanentes: apurar a existência, localização e estado físico dos bens permanentes que compõem o patrimônio deste Tribunal e que não se encontram nos edifícios situados em Curitiba;

III – Comissão de Inventário Anual de Bens de Consumo: verificar as quantidades físicas e os aspectos qualitativos, bem como a forma de armazenamento e condições de segurança dos bens de consumo;

IV – Comissão de Inventário Eventual de Bens Permanentes: apurar a existência, localização e estado físico dos bens em determinada localidade, em um dado momento;

V – Comissãode Inventário Eventual de Bens de Consumo: verificar as quantidades físicas e os aspectos qualitativos dos bens de consumo armazenados em determinada localidade, em um dado momento.

Art. 10. As atribuições de cada membro das comissões de inventário estão assim divididas:

I - Presidente: responsável pelo planejamento e supervisão geral dos trabalhos,pela elaboração do relatório final (zelando pela consistência entre relatórios, planilhas e informações referentes aos dados obtidos nas conferências físicas e documentais) e pelo cumprimento dos prazos estabelecidos neste normativo;

II - Supervisor: responsável pela organização dos trabalhos a serem desenvolvidos pelos inventariantes e pela elaboração dos relatórios e planilhas que comporão o processo de inventário e, substituirá o presidente nas suas ausências;

a) o supervisor participará das contagens e conferências pertinentes aos bens de consumo, zelando pela correta aposição dos quantitativos e demais dados obtidos no levantamento físico e, responderá por outras atribuições designadas pelo presidente.

III – Inventariantes: responsáveis pelo levantamento físico dos bens móveis e de consumo e pela elaboração de planilhas demonstrativas das divergências encontradas e, responderá por outras atribuições designadas pelo presidente.

DO INVENTÁRIO DE BENS PERMANENTES

Art. 11. Durante os trabalhos de inventário serão autorizadas movimentações emergenciais de bens, pelas seções responsáveis por sua gestão, ou mediante justificativa, por autorização formal do presidente da Comissão.

DA METODOLOGIA DE PRÉ-INVENTÁRIO

Art. 12. O pré-inventário, de caráter obrigatório, será realizado pelo detentor da guarda e responsabilidade de bens permanentes, no período de 1º a 10 de dezembro de cada ano, tendo por objetivo proceder às regularizações, subsidiar e agilizar o processo de inventário anual.

§ 1º Cabe às próprias unidades, até o dia 15 de dezembro, localizar os bens, efetuar as transferências e recebimentos no sistema ASI WEB, e demandar à Seção de Gestão do Patrimônio, por meio de SIATI, a substituição de etiquetas/plaquetas danificadas e a regularização de descritivos divergentes.

§ 2º A Coordenadoria de Material e Patrimônio solicitará a realização do préinventário às unidades, anualmente, até 30 de novembro.

Art. 13. Para a realização do pré-inventário deverão ser utilizados, exclusivamente, os relatórios e consultas disponíveis no Sistema ASI WEB - módulo Patrimônio, observando:

a) bens que constam no relatório, mas não se encontram fisicamente na unidade;

b) bens que se encontram na unidade e não constam no relatório;

c) estado de conservação dos bens e de suas plaquetas/etiquetas de identificação;

d) necessidade de ajuste em descritivos no sistema.

Art. 14. Na fase de pré-inventário é dispensada a apresentação de relatório formal.

DOS PROCEDIMENTOS DAS UNIDADES

Art. 15. O inventário anual de bens permanentes será realizado pelas unidades, com base no relatório emitido pelo sistema ASI WEB, no período entre 07 a 20 de janeiro.

Parágrafo único. Após a realização do inventário, o responsável emitirá a Declaração de Conferência de Bens, no sistema ASI INVENTÁRIO, anexando-a ao Processo Administrativo Digital indicado pela comissão de inventário, declarando a efetiva localização dos bens ou as inconsistências verificadas.

DOS PROCEDIMENTOS DA COMISSÃO DE INVENTÁRIO DE BENS PERMANENTES

Art. 16. Recebidas a portaria de designação, a cópia desta Ordem de Serviço e o manual de procedimentos de inventário, o Presidente da Comissão deverá:

I - reunir todos os membros, nomear o supervisor e expor o planejamento dos trabalhos, em obediência aos prazos determinados por esta Ordem de Serviço;

II - dar início ao procedimento de inventário, mediante abertura de Processo Administrativo Digital, contendo termo de abertura, cópia da portaria de designação da comissão, citação da observância ao disposto nesta Ordem de Serviço e cientificação da Direção-Geral, quanto ao início dos trabalhos;

III - solicitar, por meio de Processo Administrativo Digital, em trâmite colaborativo, para que seja providenciado no prazo de 2 (dois) dias úteis, a contar do envio do processo:

a) à Seção de Gestão de Patrimônio: agendamento de treinamento e orientação aos membros da comissão para realização do levantamento físico dos bens, por meio do coletor de dados (Palm) e acesso ao sistema ASI WEB;

b) à Seção de Desenvolvimento de Sistemas: liberação de acesso ao sistema ASI INVENTÁRIO a todos os usuários, com perfil especial aos membros da Comissão, e passo-a-passo de utilização;

c) à Comissão de Desfazimento de Bens Permanentes: informação sobre os bens móveis em processo de desfazimento.

Art. 17. O presidente da comissão comunicará formalmente às unidades sobre:

I - a proibição de movimentação dos bens permanentes até a data de encerramento dos levantamentos, prevista no art. 28;

II - o período da liberação de acesso ao sistema ASI INVENTÁRIO, conforme art. 15, para emissão da Declaração de Conferência de Bens com a utilização da SIGLA e SENHA da UNIDADE, bem como os procedimentos para aquisição da senha;

III - a disponibilização do Processo Administrativo Digital, em trâmite colaborativo, para anexação da Declaração de Conferência de Bens;

IV – data e hora da realização do sorteio das unidades a serem inventariadas;

V - a necessidade de assinatura, manual ou eletrônica, em todos os documentos relativos ao inventário, para validade dos atos.

Art. 18. Findo o prazo para emissão da Declaração de Conferência de Bens, e encerrado o trâmite colaborativo do processo, o presidente da comissão verificará as unidades que não emitiram a declaração.

Art. 19. Por meio de nova abertura de trâmite colaborativo, a comissão enviará o processo de inventário às referidas unidades (e às suas chefias imediatas), solicitando que apresentem declarações e justificativas pela omissão em até 2 (dois) dias úteis.

Art. 20. A comissão procederá à conferência dos bens pertinentes às unidades sorteadas a partir do dia 21 de janeiro.

Art. 21. Em Curitiba, o procedimento será realizado por amostragem, no mínimo de 20% (vinte por cento), das unidades cadastradas no sistema ASI.

Art. 22. Nos demais municípios serão adotados os mesmos procedimentos de Curitiba, ficando estabelecido que se realize sorteio de, no mínimo, 03 (três) unidades.

Art. 23. O sorteio contemplará somente as unidades que não foram inventariadas nos últimos 3 (três) exercícios, de forma a evitar a duplicidade de controle.

Art. 24. As unidades sorteadas serão comunicadas formalmente com antecedência mínima de 2 (dois) dias úteis, contendo data e hora de início dos trabalhos da comissão.

Art. 25. As unidades a serem inventariadas serão distribuídas entre os membros inventariantes e estes realizarão o levantamento dos bens por meio dos coletores de dados (Palm) e relatórios impressos, emitidos no sistema ASI WEB.

Parágrafo único. Deverão ser observados a localização e o estado de conservação do bem, se o descritivo contido no sistema ASI WEB confere com o bem físico e a condição ou inexistência de etiqueta/plaqueta de identificação.

Art. 26. Com base nos relatórios de crítica gerados pelo sistema ASI WEB, após importação dos dados do coletor (Palm) e, ainda, dos registros realizados, os inventariantes deverão discriminar em seus relatórios:

I - os bens não localizados (que constam no relatório do sistema ASI WEB e não foram localizados fisicamente nas unidades);

II - os bens localizados nas unidades e que não constam no relatório do sistema;

III - a correta descrição do bem, se houver discrepância entre o constante no sistema ASI WEB e o verificado fisicamente;

IV - a existência de plaquetas de identificação em mau estado ou sua inexistência;

V - a existência de bens com dano que impossibilite a sua utilização e, se for o caso, indícios de ser decorrente de mau uso.

Art. 27. Os levantamentos a serem realizados pela comissão de inventário não poderão ultrapassar o último dia útil de fevereiro.

Art. 28. Finalizados os levantamentos pelos inventariantes, o presidente da comissão comunicará formalmente às unidades a liberação do sistema para movimentação de bens.

Art. 29. Os bens movimentados no período do levantamento serão informados à comissão, pela Seção de Gestão de Patrimônio.

Art. 30. O recebimento de bens novos será registrado nos sistemas ASI WEB e SIAFI, mesmo durante a realização dos trabalhos de inventário.

Art. 31. Para a realização do Inventário Eventual deverão ser seguidos, no que couber, os mesmos procedimentos adotados para o Inventário Anual.

Parágrafo único. A Coordenadoria de Material e Patrimônio poderá, a qualquer tempo, solicitar a realização de inventário para itens específicos, sendo este realizado pelo gestor da unidade.

DA ANÁLISE DOS RESULTADOS

Art. 32. Após o levantamento físico dos bens e a elaboração dos relatórios pelos inventariantes, a comissão se reunirá para emissão do relatório preliminar unificado.

§ 1º Deverão ser consolidados, em planilhas distintas, os bens não localizados e os bens excedentes declarados pelas unidades, inventariadas ou não, para fins de conciliação.

§ 2º Se necessário, o presidente encaminhará o processo do inventário à Secretaria de Tecnologia da Informação para informações complementares sobre equipamentos de informática, tais como a existência de componentes internos.

Art. 33. O presidente e o supervisor, com base no relatório emitido pelos inventariantes e nos dados contidos no ASI INVENTÁRIO, realizarão análise e consolidação das informações em planilhas, e especificarão as seguintes inconsistências:

I - bens não localizados, com respectivas unidades responsáveis;

II - bens excedentes (localizados em setores diferentes dos registrados no sistema ASI WEB), com respectivas unidades responsáveis;

III - bens localizados sem identificação patrimonial;

IV - bens com a etiqueta/plaqueta patrimonial danificada;

V - divergência no descritivo dos bens;

VI - estado de conservação dos bens;

VII - bens com dano que impossibilite a sua utilização e, se for o caso, indícios de ser decorrente de mau uso;

VIII – relação das unidades que não inseriram no sistema ASI INVENTÁRIO a de ser decorrente de mau uso;

VIII – relação das unidades que não inseriram no sistema ASI INVENTÁRIO a Declaração de Conferência de Bens;

IX - relação das unidades não inventariadas que apresentaram Declaração de Conferência de Bens contendo bens não localizados ou excedentes;

X - outras que julgarem pertinentes.

Art. 34. – Os detentores da guarda de bens não encontrados deverão ser alertados de que a não localização implicará na apuração de responsabilidade.

Art. 35. Com base no relatório preliminar unificado, o presidente enviará o processo do inventário, por meio de trâmite colaborativo:

I – às unidades, inventariadas ou não, que possuam bens não localizados, para informar, no prazo de 03 (três) dias úteis, os bens localizados posteriormente à inspeção física;

II – às unidades que tiveram bens localizados em outra unidade, para regularizar, no prazo de 03 (três) dias úteis, as transferências e juntar os comprovantes devidamente recebidos no ASI WEB;

III – às unidades, inventariadas ou não, que apresentaram informações divergentes da situação verificada pela comissão, para apresentar, no prazo de 03 (três) dias úteis justificativa para a omissão de informação;

IV – à Seção de Gestão de Patrimônio para, no prazo de 03 (três) dias úteis, proceder à substituição de etiquetas/plaquetas danificadas, à regularização de descritivos divergentes e à averiguação dos bens excedentes.

Parágrafo único. Consideradas insuficientes as informações e providências para resolução da pendência, o presidente da comissão encaminhará o processo solicitando maior detalhamento, com prazo improrrogável de 2 (dois) dias úteis.

Art. 36. Adotadas as providências citadas no art. 35, a comissão efetuará nova consolidação e, se necessário, verificação física.

DO RELATÓRIO FINAL

Art. 37. Exauridas todas as diligências necessárias à localização e regularização dos bens, a comissão emitirá relatório conclusivo à Direção-Geral, até o último dia útil do mês de março.

Parágrafo único. O relatório a que se refere o caput deste artigo conterá: os bens não localizados, os bens em mau estado de conservação, a relação das unidades que deixaram de prestar informações solicitadas pela comissão, além de outras inconsistências que julgar necessário.

Art. 38. O processo, com o relatório conclusivo, será enviado pela Direção- Geral à Secretaria de Controle Interno para emissão de parecer.

Art. 39. Acatado o parecer do Controle Interno, a Direção-Geral determinará providências em relação às pendências existentes, podendo ordenar novas diligências à comissão de inventário ou ao responsável pelo bem.

Art. 40. A reposição dos bens não localizados, quando determinada pela Direção-Geral, poderá ser realizada ou pela substituição por outros com as mesmas características ou por meio de ressarcimento.

§ 1º No caso de ressarcimento, a apuração do valor do bem terá como base o valor líquido no sistema ASI WEB (valor registrado no sistema com a dedução da depreciação acumulada) na data da ocorrência do evento, quando conhecida, ou na data do conhecimento do fato pela Administração nos demais casos.

§ 2º Para atualização dos valores será aplicada a Taxa Selic – Sistema Especial de Liquidação e de Custódia, utilizando-se o percentual acumulado mensalmente, da ocorrência do fato até o mês do efetivo recolhimento aos cofres públicos.

§ 3º No caso de substituição, o bem será avaliado pela unidade gerenciadora.

a) se o bem entregue for aceito, seguirá para registros.

b) se o bem entregue não for aceito, o responsável será comunicado quanto ao valor para ressarcimento, no prazo de 3 (três) dias úteis.

Art. 41. Finalizadas as providências constantes do art. 40, a Secretaria de Controle Interno emitirá parecer conclusivo e o encaminhará à Direção-Geral, para conhecimento, liberação formal dos membros da Comissão, conforme o disposto no art. 8º, e encaminhamento do processo à Coordenadoria de Material e Patrimônio.

Parágrafo único. O parecer conclusivo da Secretaria de Controle Interno integrará o Relatório de Auditoria de Gestão.

DO INVENTÁRIO DE TRANSFERÊNCIA DE RESPONSABILIDADE

Art. 42. O inventário de Transferência de Responsabilidade será efetuado sempre que houver alteração na designação do responsável pela unidade, sendo realizado de forma conjunta entre o responsável anterior e o atual, observado o contido no art. 34.

Art. 43. As alterações de chefia serão comunicadas à Seção de Gestão de Patrimônio pela Secretaria de Gestão de Pessoas, por meio de SIATI, com cópia anexa da portaria correlata.

§ 1º Com base nas informações recebidas, a Seção de Gestão de Patrimônio abrirá Processo Administrativo Digital, anexará relatórios de bens do sistema ASI WEB e o encaminhará aos responsáveis envolvidos para as devidas conferências.

§ 2º A conferência dos bens será realizada na forma do art. 13, no prazo de 10 (dez) dias úteis a contar do envio do processo pela Seção de Gestão de Patrimônio.

§ 3º Não havendo inconsistências, será realizada a troca do responsável pelos bens no sistema ASI WEB e arquivado o processo.

Art. 44. As inconsistências verificadas deverão ser informadas em formulário padronizado, disponibilizado pela Seção de Gestão de Patrimônio na intranet.

§ 1º A Seção de Gestão de Patrimônio adotará as providências de sua competência e, não sendo possível a regularização das inconsistências, procederá à troca de responsabilidade apenas dos bens em conformidade.

§ 2º O processo será enviado ao responsável anterior para ciência, manifestação ou providências, no prazo de 05 (cinco) dias úteis, quanto aos bens considerados em desconformidade.

§ 3º Permanecendo inconsistências, o processo será encaminhado à comissão responsável pela abertura de Termo de Circunstanciado Administrativo, para apuração.

INVENTÁRIOS DE BENS DE CONSUMO EM ESTOQUE

Art. 45. Durante o levantamento físico de bens de consumo somente serão autorizadas movimentações emergenciais, devidamente justificadas e autorizadas formalmente pelo presidente da comissão.

§ 1º. As entradas e saídas autorizadas no período de realização do levantamento físico serão debitadas e acrescidas, respectivamente, retroagindo, à situação do estoque na data de 31/12.

§ 2º. O recebimento de bens novos será registrado nos sistemas ASI WEB e SIAFI, mesmo durante a realização do levantamento físico de inventário, sendo armazenados em local pré-determinado, aguardando a finalização dos trabalhos de conferência para sua guarda no estoque.

DOS PROCEDIMENTOS DA COMISSÃO DE INVENTÁRIO DE BENS DE CONSUMO

Art. 46. Recebidas a portaria de designação, a cópia desta Ordem de Serviço e o Manual de Procedimentos de Inventário, o presidente da comissão deverá:

I - reunir todos os membros, nomear o supervisor e expor o planejamento dos trabalhos, em obediência aos prazos determinados por esta Ordem de Serviço;

III - solicitar, por meio de Processo Administrativo Digital, em trâmite colaborativo, para que seja providenciado no prazo de 2 (dois) dias úteis, a contar do envio do processo:

a) à Seção de Gestão de Material de Consumo: acesso e agendamento de treinamento e orientação aos membros da comissão para utilização do sistema ASI WEB – módulo Almoxarifado;

dos bens de consumo, relatório de bens de consumo com estoque zerado, ambos ordenados por endereço e com base nos registros do sistema ASI em 31 de dezembro; relação de processos ou SIATI em tramitação referentes a reformas e/ou manutenções no ambiente que impliquem em movimentação de pessoas estranhas ao estoque e que possam interferir no trabalho da comissão;

c) à Comissão de Desfazimento de Bens de Consumo: relação de bens em processo de desfazimento com os respectivos processos, quantitativos e localização dos lotes;

IV - dar ciência à Coordenadoria de Material e Patrimônio, à Seção de Gestão de Material de Consumo e à Assistência de Logística de Material de Consumo sobre a data de início do levantamento físico do estoque.

Art. 47. O presidente da comissão comunicará formalmente às unidades o período de proibição de movimentação dos bens, em razão dos levantamentos, observado o disposto no art. 48.

Art. 48. Os levantamentos a serem realizados pela comissão de inventário não poderão ultrapassar o último dia útil de janeiro.

DOS LEVANTAMENTOS FÍSICOS DO ESTOQUE DE BENS DE CONSUMO

Art. 49. Serão realizadas no mínimo duas contagens, por diferentes membros para cada material.

Art. 50. Durante a contagem deverão ser observados:

I - o correto endereçamento, a condição ou inexistência de etiqueta/plaqueta de endereçamento na prateleira;

II - o estado de conservação do bem;

III – o adequado armazenamento, de acordo com a categoria, a metodologia PEPS (Primeiro que Entra, Primeiro que Sai), prazo de validade, empilhamento;

IV – segurança do ambiente;

V - ação de intempéries, umidade, exposição ao sol;

VI - se o descritivo contido no sistema ASI WEB confere com o bem físico.

Art. 51. Após a verificação física dos bens, os inventariantes efetuarão os registros em relatório preliminar, conforme abaixo:

I - quantidade do bem em estoque;

II - os bens localizados e que não constam no relatório do sistema;

III - a correta descrição do bem, caso haja discrepância entre o constante no sistema ASI WEB e o verificado fisicamente;

IV - a existência de plaquetas de endereçamento em mau estado ou sua inexistência;

V - a existência de bens em mau estado de conservação ou armazenados de forma inadequada;

VI - bens com prazo de validade vencido.

Art. 52. Sendo apuradas quantidades divergentes entre a primeira e a segunda contagens, será realizada nova apuração por outro membro da comissão, devendo o presidente, juntamente com o responsável pelo estoque, acompanhar o procedimento.

Art. 53. O resultado da contagem será lançado no ASI WEB, módulo inventário, para que o sistema efetue a verificação das diferenças.

Art. 54. O presidente da comissão, entendendo que não serão necessárias outras verificações físicas no ambiente do estoque, comunicará formalmente às unidades sobre o encerramento dos trabalhos de contagem, liberando a movimentação dos bens.

Art. 55. Para a realização do Inventário Eventual deverão ser seguidos, no que couber, os mesmos procedimentos adotados para o Inventário Anual.

DA ANÁLISE DOS RESULTADOS

Art. 56. O presidente e o supervisor, com base no relatório emitido pelos inventariantes e nos dados contidos no sistema ASI WEB – Módulo Inventário – Bens de Consumo, realizarão análise e consolidação das informações para emissão de relatório
parcial, que conterá:

I - as divergências quantitativas, apresentadas em duas planilhas distintas,nominadas “sobras de materiais” e “faltas de materiais”;

II - a análise sobre o relatório do sistema ASI WEB acerca de materiais não movimentados nos últimos dois anos e que ainda se encontram em estoque, e dos materiais obsoletos, confrontando-se esta listagem com a relação de itens em processo de doação e/ou desfazimento, fornecida pela Comissão de Desfazimento de Bens de Consumo;

III - listagem de materiais perecíveis com vencimento em até 60 dias.

Art. 57. O processo será enviado ao responsável pelo estoque para ciência e/ou esclarecimentos quanto à complementação de dados, retificação, atualização do registro e das especificações, no prazo de 20 (vinte) dias úteis.

Art. 58. O presidente da comissão poderá solicitar à Assistência de Logística de Materiais de Consumo quaisquer documentos relativos às movimentações de materiais, tais como requisições de consumo, guias de remessa, saídas e devoluções de materiais, e outros que entender necessários às análises.

§ 1º Para os registros contábeis de entrada de bens, os documentos deverão ser solicitados à Seção de Gestão de Materiais de Consumo.

§ 2º A Coordenadoria de Material e Patrimônio e a Secretaria de Administração deverão ser cientificadas das informações prestadas.

DO RELATÓRIO FINAL

Art. 59. O presidente e o supervisor, de posse das informações e dos esclarecimentos prestados, elaborarão relatório conclusivo até o dia 15 (quinze) de março, o qual conterá a discriminação de todas as inconsistências encontradas, subdivididas nos seguintes tópicos:

I - materiais que, após diligências com o responsável pelo estoque, continuaram a apresentar sobras ou faltas na contagem física em relação ao relatório do sistema ASI WEB;

II - materiais com prazo de validade vencido em 31/12 do exercício de competência, com os respectivos valores e informação da possibilidade e/ou impossibilidade de uso pelo Tribunal;

III - condições inadequadas de armazenamento dos materiais;

IV - materiais consumidos pela ação do tempo;

V - materiais não movimentados nos últimos 02 anos e materiais obsoletos;

VI – outros que julgar pertinentes.

Art. 60. Deverão constar, ainda, do relatório final, os seguintes itens:

I - listagem de materiais perecíveis com vencimento em 60 dias, com respectivos valores;

II - avaliação das condições de segurança do ambiente do estoque de materiais de consumo, considerando:

a) sistema anti-incêndio e treinamento em utilização de extintores;

b) circuito interno de câmeras de monitoramento;

c) condições dos acessos ao ambiente, portas, fechaduras e janelas.

III – análise das condições de trabalho no ambiente do estoque de materiais de consumo, considerando:

a) sistema de iluminação;

b) sistema de ventilação;

c) equipamentos de segurança para servidores e terceirizados.

Art. 61. O relatório conclusivo será enviado pela comissão à Direção-Geral que o encaminhará à Secretaria de Controle Interno para emissão de parecer.

Art. 62. Acatado o parecer do Controle Interno, a Direção-Geral determinará providências em relação às pendências existentes, podendo ordenar novas diligências à comissão de inventário ou ao responsável pelo estoque.

Art. 63. Sanadas as falhas materiais e/ou formais, a Secretaria de Controle Interno emitirá parecer conclusivo e encaminhará o processo à Direção-Geral, para conhecimento, liberação formal dos membros da comissão, conforme o art. 8º, e encaminhamento à Coordenadoria de Material e Patrimônio.

Parágrafo único. O parecer conclusivo da Secretaria de Controle Interno integrará o Relatório de Auditoria de Gestão.

Art. 64. A presente Ordem de Serviço entrará em vigor nesta data, ficando revogada a Ordem de Serviço nº 03/2005.

Secretaria do Tribunal Regional Eleitoral do Paraná, em 03 de dezembro de 2015.

ANA FLORA FRANÇA E SILVA

Diretora-Geral