TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL DO PARANÁ
INSTRUÇÃO NORMATIVA-DG Nº 03/1996
Dispõe sobre a Administração de Materiais e Patrimônio, no âmbito da Secretaria do Tribunal Regional Eleitoral do Paraná.
O DIRETOR GERAL DA SECRETARIA, usando das atribuições que lhe são delegadas pelo Presidente, conforme o art. 11, inciso XXIV, do Regimento Interno do TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL DO PARANA e o art. 50, inciso XVII, do Regimento Interno da Secretaria do mesmo Tribunal, e, tendo como referência a Lei n° 8.666 de 21.06.93, com alterações da Lei n° 8.883 de 08.06.94, bem como, a Instrução Normativa n° 205 de 08.04.88, da Secretaria da Administração Pública e,
Considerando, a necessidade de estabelecer normas gerais sobre a Administração de Materiais e Patrimônio, no Tribunal Regional Eleitoral do Paraná,
RESOLVE, baixar a seguinte INSTRUÇÃO NORMATIVA.
I - AQUISIÇÕES DE MATERIAIS
Art. 1º - A aquisição de material ocorre em virtude de:
a) compra,
b) cessão,
c) doação,
d) permuta,
e) transferência
f) produção interna.
Art. 2º - As compras são realizadas de acordo com a Lei n° 8.666/93 e suas alterações.
Art. 3º - As compras terão por princípio, respeitada a legislação em vigor, a padronização do material em uso, de forma a reduzir o número de itens, visando á simplicidade dos processos de obtenção, controle de estoque e levantamento de inventários.
Art. 4° - A aquisição de material deverá ser efetuada pela Seção de Compras, de forma planejada, com a participação das demais seções envolvidas no processo, visando alcançar a economicidade, eficiência e eficácia na gestão de recursos orçarnentãrios,
financeiros e materiais.
Art. 5° - Os pedidos de compra de material deverão conter todos os elementos essenciais à caracterização do objeto a ser adquirido, acompanhados, se necessário, de modelos gráficos, projetos, amostras e outros elementos que se fizerem necessários.
Art. 6° - A quantidade de material a ser adquirida fica limitada à existência de espaço fisico para seu armazenamento em condições ótimas de segurança e conservação.
Art. 7° - As compras realizadas fora da programação, serão efetuadas somente após a verificação de inexistência de material ou atingido nível minimo de es toque no almoxarifado, comunicado formalmente pelo chefe do almoxarifado, obedecendo o procedimento administrativo.
Árt. 8º - Os materiais sujeitos à deterioração ou obsolescência devem ser adquiridos em quantidades suficientes à plena utilização antes da perda de sua utilidade, adotando-se, para tanto, critérios adequados à sua quantificação.
Art. 9º - Os equipamentos e materiais permanentes deverão ser adquiridos em quantidade não superior à pronta destinação e utilização por parte dos requisitantes, exceto aqueles destinados à &ciica ,para substituição imediata nos casos de manutenção e para acomodação de novos servidores, evitando-se, dessa forma, a existência de "estoque" e, por via de conseqüência, a obsolescência e a imobilização de recursos orçamentários e financeiros.
Art. 10 - Compete à Seção de Almoxarifado do Tribunal Regional Eleitoral definir as fórmulas de ressuprimento de estoque, podendo ser adotadas as previstas na Instrução Normativa de n° 205-SEDAP, de 08.04.88.
Art. 11 - A produção interna de materiais deverá ser registrada nos sistemas de almoxarifado, patrimonial e contábil, observado o seguinte procedimento:
a) a guia de produção/ordem de serviço deve possuir os elementos necessários ao levantamento do custo de produção, a ser contabilizado, considerando os insumos utilizados, o custo de mão-de-obra e outros custos diretos e indiretos;
b) o registro no SIAFI será realizado com base na guia de produção/ordem de serviço, através dos eventos contábeis apropriados, conforme orientação da Secretaria de Orçamento e Finanças e Coordenadoria de Controle Interno.
II - DO RECEBIMENTO PROVISÓRIO E DEFINITIVO DO MATERIAL
Art. 12 - Qualquer material, para ser recehdo será acompanhado de documentação hábil, a saber:
a) Nota fiscal ou Nota fiscal/fatura;
b) Termo de Cessão/doação ou declaração exarada no processo relativo à permuta;
c) Guia de Remessa de material ou Nota de Transferência;
d) Guia de produção/ordem de serviço; ou
e) Outro instrumento, se for o caso.
Art. 13 - O recebimento de material em virtude de compra, cessão; doação, permuta, transferência ou produção interna, divide-se em:
a) Provisório quando da entrega;
b) Definitivo após a aceitação.
§ 1° - O recebimento provisório de material não constitui aceitação do mesmo.
§ 2° - A aceitação é condição essencial para o recebimento definitivo do material, que se dá com a verificação da qualidade e quantidade, de acordo com o contratado.
Art. 14 - O recebimento fisico do material deve ser realizado, sempre que possível, através da Seção de Almoxarifado.
Art. 15 - Quando se tratar de material de consumo imediato, que não possa transitar fisicamente pela Seção de Almoxarifado, deverá ser comunicada a aquisição a essa seção, para que possam ser lançados os registros necessários no sistema, dc forma a poder compatibilizá-lo com o SIAFI.
Art. 16 - Quando, para a aceitação do material, for necessário conhecimento técnico em área especifica, a Secretaria de Administração deverá indicar, formalmente, servidor ou comissão composta de pessoas habilitadas para esta tarefa.
Ãrt. 17 - O recebimento de material, de valor superior ao limite estabelecido no art. 23 da Lei n° 8.666/93, com suas alterações para a modalidade convite, deverá ser confiado a uma comissão de, no mínimo, 3 (três) pessoas.
Art. 18 - Quando o aceite do material não demandar verificação de qualidade, efetuada por servidores ou comissão especializada, o Almoxarife, após as conferências costumeiras, poderá receber definitivamente o material.
Art. 19 - A Seção de Almoxarifado, quando não aceitar o material entregue, providenciará a sua regularização junto ao fornecedor, sem prejuízo da comunicação formal ao superior hierárquico.
Art. 20 - O recebimento e aceitação dos materiais deverão ser processados nos documentos próprios (Termo de Recebimento), observando que deverão ser recebidos conforme especificações de condiçõeda entrega e juntados aos respectivos processos administrativos, sendo gerados os registros devidos, de controles administrativos e contábeis, nos respectivos sistemas:
a) os sistemas de controle de materiais, devem merecer imediata contabilização da entrada de material no SIAFI.
b) nenhum material será considerado sem o recebimento definitivo e os devidos registros nos sistemas competentes.
III - DAS NORMAS DE SEGURANÇA PARA ARMAZENAGEM DE MATERIAL NO ALMOXARIFADO
Art. 21 - Os princípios básicos para a organização do almoxarifado são os seguintes:
a)um lugar para cada material e cada material em seu lugar;
b) maximização da utilização do espaço;
c) garantia de maior nível de segurança.
Art. 22 - A Seção de almoxarifado deve observar as seguintes normas:
a) quanto à localização:
1.condições necessárias à perfeita conservação do material estocado:
2.facilidade de entrada e saída de material;
3.recebimento fácil, que não atrapalhe o atendimento de requisições:
4.não sendo possível a sua "localização" no próprio almoxarifado.
5.que seja o mais próximo possível;
6.fácil acesso à veículos de qualquer porte;
7.se possível, no andar térreo.
b) quanto ao armazenamento:
1.os materiais devem ficar agrupados por classe, de forma a viabilizar sua rápida conferência, adotando-se um sistema de endereçamento fisico, possibilitando sua rápida localização;
2. os materiais não devem ser armazenados em contato direto com o piso;
3. as etiquetas, na face da embalagem, devem ficar voltadas para o lado de acesso;
4. os materiais de menor peso nas prateleiras de cima, os de maior, nas prateleiras de baixo;
5. os materiais mais solicitados à frente, os menos, atrás;
6. os materiais devem ser empilhados, se necessário, observando-se a segurança e as reco;nendações dos fabricantes, bem como, garantindo o arejamento (70cm do teto e 50 cm da parede, no mínimo);
7. os materiais devem ser estocados em suas embalagens originais;
8. os materiais mais solicitados, devem ficar próximo à área deatendimento;
9, a reposição do estoque deve ser feita atrás do material já existente.
c) quanto à segurança:
1. existência de extintores de incêndio, mangueiras, etc., nos tipos e quantidades necessários, com fácil acesso e manutenção periádica;
2. portas e janelas com instalaçõcs de segurança necessárias (grades.alarmes, trincos, cadeados, fechaduras);
3. proibição de entrada de pessoas estranhas ao local de guarda de materiais, a não ser em objeto de serviço;
4. portas permanentemente trancadas e atendimento realizado através de balcão;
5. existência de armários trancados para a guarda de materiais de pequeno volume e grande valor;
6. instalações elétricas em perfeito estado de fi.rncionamento;
7. proibição de estoques de explosivos e inflamáveis (álcool, gasolina, gás,etc.) no almoxarifado, junto a outros materiais, devendo ser observadas as normas de segurança expedidas pelos ôrgãos técnicos;
8. a arrumação do almoxarifado deve permitir a fácil circulação dentro de sua área, bem como, acesso aos extintores e mangueiras de incêndio, por parte do pessoal especializado no combate a incêndios.
9. colocação de placas indicativas de proibição de fumar no almoxarifado;
10. proteção contra insetos e roedores.
d) quanto à movimentação:
1. existência de meios de locomoção seguros para os materiais.
Parágrafo único - Recomenda-se a não utilização de empregados de firmas prestadoras de serviço nos trabalhos específicos do setor de almoxarifado.
IV - DAS REQUISIÇÕES E DISTRIBUIÇÃO DE MATERIAIS
Art. 23 - Os critérios para o processo de fornecimento de material podem ser:
a) por pressão; e
b) por requisição.
§ 1° - O fornecimento por pressão é o processo pelo qual se entrega o material usuário mediante tabelas de provisão previamente estabelecidas pelo setor competente, e nas épocas fixadas, independentemente de qualquer solicitação. Essas tabelas são
preparadas normalmente para:
a)material de limpeza e conservação;
b) material de expediente de uso rotineiro;
c) gêneros alimentícios.
§ 2° - A requisição de material deve ser em formulário próprio, observando, se houver, os códigos existentes.
§ 3° - Toda requisição ou distribuição de material será registrada no sistema administrativo e contábil, concomitantemente à sua ocorrência, respeitando o principio da competência.
§ 4° - Os servidores aptos a requisitar material, serão cadastrados pelo almoxarifado, ou ficam limitados aos chefes de Seções.
§ 5° - A Seção de A]moxarifado tem competência, observados os critérios definidos de atendimento às requisições, para reduzir ou não atender à requisição, no todo ou em parte.
§ 6º - A Seção de Almoxarifado deve distribuir às unidades requisitantes. os materiais estocados a mais tempo ou, se for o caso, cujo prazo de validade esteja mais próximo de expirar (P.E.P.S - primeiro que entra, primeiro que sai), financeiramente pelo preço médio ponderado.
§ 7° - O atendimento à requisição fica condicionado às seguintes condições:
a) quantidade existente;
b) consumo em um período pré-determinado:
1. quando a quantidade requisitada de determinado material for maior do que a média de consumo anterior, deve haver justificativa do motivo;
2. a requisição do material deve ser feita em quantidades compatíveis com o consumo estimado até a data da próxima requisição;
c) prioridades a determinadas áreas, definidas pela Secretaria de Administração.
§ 8° - As Seções que demandam materiais em grande quantidade ou cujo consumo, dependendo das atividades progTamadas sofrem grande variação, deverão apresentar a sua previsão, com código e quantidade de material, ao longo do exercício, para fins de programação.
V - DA ALIENAÇÃO E CESSÃO DE MATERIAL
Art. 24 - A alienação de material, subordinada à existência de interesse público devidamente justificado, compreende a transferência de propriedade do material mediante:
a) venda;
b) permuta;
c) doação.
Art. 25 - A alienação de material, bens móveis, fica condicionada à avaliação prévia, realizada por comissão composta de pessoas esta nos seguintes casos:
a) venda, para outros órgãos ou entidades da administração pública, sem utilização previsível por quem deles dispõe;
b) permuta, permitida exclusiva.rnente entre órgãos ou entidades da administração pública;
c) doação permitida exclusivamente para fins e uso de interesse social, após avaliação de sua oportunidade e conveniência sócio-econômica, relativamente à escolha de outra forma de alienação.
Art. 26 - A licitação poderá ser substituida pelo leilão no caso de venda de bens móveis avaliados, isolada ou globalmente, em quantia não superior ao limite previsto no Art. 23, Iríciso II, alínea "b", da Lei no 8.666/93, com suas alterações.
Art. 27 - A cessão de material compreende a transferência de posse do material, com troca de responsabilidade, em caráter gratuito, de uma para outra entidade da Administração Pública Federal Direta, prioritariamente ente órgãos da Justiça Eleitoral.
§ 1º - Transferência é a movimentação de material dentro do órgão com troca de responsabilidade, sem transferência de propriedade.
§ 2° - O material inservível classifica-se em:
a) ocioso: não está sendo aproveitado, embora com perfeitas condições de uso;
b) recuperável: quando a sua recuperação é possível a um custo não superior a 50% de seu valor de mercado;
c) antieconômico: quando é de manutenção onerosa, devido ao uso prolongado, desgaste prematuro ou obsolescência;
d) irrecuperável: não permite a recuperação por problemas técnicos ou custo superior a 50% do seu valor de mercado;
§3º - O material ocioso ou recuperável deverá ser transferido, preferencialmente aos Cartórios Eleitorais do interior do Estado.
§4º - O material antieconômico ou irrecuperável poderá ser cedido a outros õrgãos da Administração Pública, se houver interesse do órgão cessionário, assim como, á entidades de utilidade pública ou, obrigatoriamente, alienado no menor prazo possivel.
§ 5° - A administração poderá desfazer-se de material irrecuperável, ainda, através de abandono ou inutilização, desde que seja constatada a impossibilidade ou inconveniência da alienação, devendo ficar registrado através de termo de abandono ou inutilização, observadas as normas legais e técnicas para o abandono.
§ 6° - Antes do abandono ou inutilização devem ser aproveitadas as peças componentes passiveis de utilização, cessão ou alienação.
§ 7° - Por ocasião da realização do inventário, deverão ser relacionados os materiais a serem alienados ou cedidos, de forma a evitar o desperdício de recursos públicos, bem como, o custo decorrente do armazenamento de material inservível.
§ 8° - Os recursos provenientes da venda de material deverão ser recolhidos ao Tesouro Nacional, na forma da legislação em vigor.
§ 9º - A cessão de material deve ser efetivada mediante termo de cessão, onde conste a transferência de material e o custo de aquisição ou produção.
§ 10º - A alienação e cessão de material permanente e equipamentos gerará os necessários registros nos sistemas de patrimônio e contábil.
Art. 28 - Os simbolos nacionais, armas, munições, materiais pirotécnicos e outros que possam ocasionar perigo ou transtorno, serão inutilizados de acordo com a legislação e normas específicas.
VI- DO PATRIMÔNIO
Art. 29 - A Seção de Controle Patrimonial visa o controle e gestão dos equipamentos e materiais permanentes de forma a:
a) registrar as incorporações e baixas;
b)registrar a localização;
c) registrar os agentes responsáveis;
d) controlar a movimentação de material;
e) verificar a existência dos materiais.
Art. 30 - Todo material permanente a ser incorporado ao patrimônio do órgão, deve ser objeto de tombamento, ou relacionado, se não houver possibilidade de identificação através de plaqueta.
§ 1° - Tombamento consiste no arrolamento do bem, numerando-o em forma seqüencia, com a finalidade de identificá-lo e colocá-lo sob a guarda e proteção dos agentes responsáveis.
§ 2° - Para fins de tombamento será realizado o registro patrimonial de todos os materïais permanentes, o qual deverá conter:
a)número de tombamento;
b) descrição do material;
c) modelo;
d) número de série de fabricação, se for o caso:
e) valor de aquisição ou custo de produção unitário;
f) forneõedor;
g) documento Fiscal;
h) empenho;
i) estado de conservação do material;
j) outras informações julgadas necessárias.
§ 3° - O número de tombamento dos bens será fixado, através de plaqueta ou outro meio apropriado, contendo a sigla do ôrgão, em lugar visível.
§ 4º - No caso das obras bibliográficas, o número será fixado através de carimbo ou outro meio apropriado.
§ 5° - Todos os bens serão tombados após o seu recebimento definitivo, sendo vedada a sua saída da Seção de Controle Patnmonial, sem o devido tombamento.
§ 6° - No caso de bens que não transitarÈtio almoxarifado, consideradas as exceções, bem como, os bens inlangiveis, o tombamento será providenciado pela Seção de Controle Patrimonial, no menor prazo possível, não podendcLiltrapassar o prazo de 30 dias, contados do recebimento definitivo.
Art. 31 - Termo dc responsabilidade é o instrumento administrativo de atribuição de responsabilidade pela guarda e uso de material permanente.
Art. 32 - A movimentação de bens dentro do ôrgão fica condicionada à comunicação formal à Seção de Controle Patrimonial.
Art. 33 - A saída dc material permanente do ôrgão, quer seja para manutenção ou outro motivo, fica condicionada à comunicação à seção de controle patrimonial e à autorização formal, ciii formulário próprio.
Art. 34 - A Seção de Controle Patrimonial emitirá novos termos de responsabilidade ou de passagem de carga quando ocorrer a mudança do agente responsável pelos bens, qualquer que seja o motivo, observando que o prazo máximo não poderá ultrapassar 30 dias.Caso o agente responsável não se manifeste para a transferência do termo de responsabilidade, o agente substituto deverá solicitar as devidas providências.
Art. 35 - A Seção de Controle Patrimonial deverá, preferencialmente, executar através de processaiento eletrônico de dados, que permita:
a)registrar os bens existentes;
b) informar a sua localização;
c) identificar os agentes responsáveis;
d) emitir/atualizar os termos de responsabilidade;
e) registrar a saida de bens do árgão, para manutenção ou outro motivo:
f) verificar os bens extraviados e /ou danificados com baixa e o número do processo administrativo;
g) verificar outras informações.
Art. 36 - O gestor do órgão deverá, formalmente, em processo administrativo,proceder a baixa dc bens do patrimônio, adotando medidas administrativas para apuração de responsabilidade, visando indenizar o erário e aplicar penalidades administrativas_
observada a legislação em vigor, no caso de:
a) furto;
b) extravio;
c) dano irrecuperável, que impossibilite a alienação:
d)cessão;
e) alienação.
Art. 37 - Toda incorporação ou baixa no patrimônio, será objeto de registro nos sistemas administrativo.e contábil. concomitante à sua ocorrência.
VII - DOS INVENTÁRIOS
Art. 38 - Inventário é o arrolamento dos bens e materiais de consumo em estoque existentes, que tem por finalidade:
a) verificar a existência fisica dos bens e materiais;
b) informar o estado de conservação dos bens e materiais;
c) confirmar os agentes responsáveis pelos bens;
d) manter atualizados e conciliados os registros do sistema de material e os contábeis constantes do SIAFI.
e) subsidiar as tomadas de contas, indicando os saidos existentes em 31 de dezembro de cada ano.
Art. 39 - Inventário físico é a verificação dos saldos fisicos existentes, sendo divididos nos seguintes tipos:
a) anual: destinado a comprovar a quantidade e o valor dos bens patrimoniais e materiais em estoque, existente em 31 de dezembro de cada exercício e encaminhado à Coordenadoria de Controle Interno até dia 15 de fevereiro do ano
posterior;
b) inicial: realizado quando da criação de uma seção ou Zona Eleitoral,para identificação e registro dos bens sob sua responsabilidade;
c) de extinção ou transformação: realizado quando da extinção ou transformação de uma seção ou Zona Eleitoral.
d) eventual: realizado em qualquer época, por iniciativa da administração, ou quando ocorrer algum fato relevante;
e) rotativo: com vista a manter efetivo controle dos estoques,recomendando-se a conferência diária dos itens estocados em percentual correspondente que, no período de uru mês, todo o estoque tenha sido conferido,
Art. 40 - Inventário analítico é a verificação dos saldos, estado de conservação, localização e dos agenles rcsponsáveis pelos bens e materiais existentes no árgão, devendo constar os dados do registro patrimonial dos bens.
Art. 41 - Pré-inventário é a verificação dos saidos fisicos existentes, do estado de conservação efetuados pelos responsáveis, cujos bens estão sob sua responsabilidade, com a finalidade de subsidiar a realização dos inventários, de forma a agilizar o processo.
Art. 42 - Poderão ser adotados outros tipos de inventário, sem prejuízo dos definidos nesta Instrução Normativa.
Art. 43 - É obrigatória a realização do inventário fisico anual, e eventual quando ocorrer mudança de instalações, incêndio, inundação ou outro tipo de calamidade, furto de bens e materiais, e seu encaminhamento à Coordenadoria de Controle Interno.
Art. 44 - Os inventários serão realizados por comissão, com no mínimo tres membros, nomeada pela administração, podendo contar com quaisquer servidores do Orgão, com exceção de servidor da Coordenadona de Controle Interno.
§ 1º - A comissão de inventário, de posse do ato de designação, comunicará formalmente, às seções a serem inventariadas, com antecedência mínima de quarenta e oito horas, da data e hora de início de seus trabalhos.
§ 2º - Na comissão de inventário anual do almoxarifado é vedada a participação de maisdc um servidor do setor de almoxarifado, não podendo este ocupar Presidência da mesma.
§ 3º - Na comissão de inventário anual do patrimônio é vedada a participação de mais de um servidor da Seção dc Controle Patrimonial, não podendo este ocupar:
presidência da mesma.
§ 4° - Na realização dos inventários analíticos a comissão deverá direcionar os seus trabalhos à verificação do estado de conservação dos bens e materiais, de forma a avaliar a gestão dos bens pelos agentes responsáveis, assim como, evitar a permanéncft
de material inservível ou ocioso no órgão.
Art. 45 - Deverão ser implementados mecanismos no sentido de adotar sistemática de realização de pré-inventários.
Art. 46 - Os bens intangiveis deverão ser relacionados para facilitar o controleS assim como a transferência de responsabilidade de uso.
VIII DA RESPONSABILIDADE E INDENIZAÇÃO
Art. 47- Todo servidor público poderá ser chamado à responsabilidade pelo desaparecimento dé bem ou material que lhe for confiado para guarda e uso, bem como, pelo dano que, dolosa ou culposamente, causar a qualquer bem ou material, esteja ou não
sob sua guarda.
Art. 48 - Qualquer irregularidade ocorrida com o bem ou material sob a responsabilidade de servidor, será objeto de imediata comunicação formal, de maneira circunstanciada, ao superior hierárquico imediato.
Art. 49 - A indenização por parte do agente responsável deverá ser efetuada:
a) arcando com as despesas de recuperação;
b) substituindo o bem ou material por outro de mesmas características, acompanhado dos documentos Fiscais:
c) em dinheiro ou desconto eu folha, a preço de mercado do bem, ou atualizado, considerando a depreciação e uso.
Art. 50 - Não será objeto de apuração o dano ou desaparecimento de bem ou material cujo valor de mercado, individualmente ou em lote, seja considerado ínfimo em face do custo decortente das medidas administrativas necessárias, sem prejuízo do registro dos fatos no processo de Tornada de Contas Anual.
Art. 51 - As firmas prestadoras de serviços deverão indenizar, arcando com as despesas de recuperação ou substituição do bem ou ressarcimento em dinheiro conforme especificado acima, em virtude de dano, furto ou extravio, causados direta ou
indiretamente, com culpa ou dolo por parte de seus empregados.
Art. 52 - A apuração das responsabilidades previstas nesta Instrução Normativa, deve observar a legislação em vigor, em especial a Lei n° 8.112/90.
Art. 53 - A Secretaria de Administração deverá baixar normas necessárias à perfeita gestão dos recursos materiais e patrimoniais, respeitados os princípios gerais estabelecidos nesta Instrução Normativa.
Publique-se e divulgue-se.
Curitiba. 14 de outubro de 1996.
IVAN GRADOWSKI
Diretor Geral